بدون فقدان رسالة واحدة: هذه هي الطريقة التي ستستخدم بها Gmail بكفاءة أكبر

خدمة البريد الإلكتروني من Google ، Gmail ، هي أداة مهمة في حياتنا اليومية وفي الحياة العملية للكثير منا. هذه خدمة لا تتوقف أبدًا عن التجديد والتغيير ، ومن أجل تحسين العمل معها وجعلها أكثر كفاءة ، قمنا بتجميع بعض الميزات التي يجب أن تكون على دراية بها. ● الخلط بينه وبين البيانات والجداول؟ نصائح تجعل استخدام برنامج Excel أمرًا بسيطًا ● هل تعرض هاتفك الذكي للسرقة أو الضياع؟ هذه هي الأدوات التي يمكن أن تساعدك في الترتيب والتنظيم: كيف يمكنك رؤية رسائل البريد الإلكتروني المهمة أولاً؟ هناك طريقة للتعامل مع تدفق رسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى حساب Gmail الخاص بك. أحد الخيارات التي تقدمها Google هو إعادة تنظيم البريد الإلكتروني بحيث يكون مناسبًا لك للاستخدام. انقر على ترس الإعدادات ، ثم على “إظهار كافة الإعدادات”. ضمن علامة التبويب “البريد الوارد” ، يمكنك رؤية الخيار الأول – وهو نوع صندوق البريد. من بين الخيارات المعروضة ، يمكنك اختيار عرض الرسائل المهمة أولاً ، والرسائل غير المقروءة ، والرسائل المميزة بنجمة ، وما إلى ذلك. يحدد Gmail رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تتلقاها ، خاصة تلك التي ترد عليها أو تعيد توجيهها على سبيل المثال ، ويقدم لك خيار وضع هذه الرسائل الإلكترونية فوق البقية. يمكنك تحديد رسائل البريد الإلكتروني المهمة أو إلغاء تحديدها إذا أخطأ النظام. خيار آخر هو اختيار أن كل بريد إلكتروني غير مقروء سيظهر فوق جميع الرسائل الأخرى ، لذلك لن تفوتك أي رسالة جديدة تتلقاها. التصميم: جدار جرافيتي أو شطرنج أو لون عادي. الجميع مرتاح مع تصميم مختلف – لذلك عندما تنقر على الترس الموجود على الجانب ، يمكنك رؤية خيارات الضغط ، أي مدى ضغط صفحة البريد الإلكتروني أو تهويتها. يسمح لك النظام بالاختيار بين العرض الافتراضي – عرض واسع نسبيًا حيث يمكنك أيضًا رؤية المرفقات ، ونسخة جيدة التهوية تحتوي على خطوط أكبر والمزيد من المعلومات ، ونسخة مضغوطة ، حيث تكون خطوط رسائل البريد الإلكتروني أضيق وأصغر. جرب الخيارات لترى ما يناسبك أكثر. إلى جانب هذا ، يمكنك اختيار تصميم لكل Gmail الخاص بك ، وإذا نقرت على “إظهار الكل” ، يمكنك الوصول إلى خيارات مختلفة – من الكتابة على الجدران ، من خلال الشطرنج ، إلى الألوان والتصميمات فقط في الرسوم المتحركة. بحث متقدم: لم تعد إبرة في كومة قش ، تتيح لك Google إجراء بحث أسرع بكثير في البريد الإلكتروني بدلاً من التمرير والاطلاع على العديد من الصفحات. يوجد في الصف العلوي مربع يقول “البحث عن طريق البريد الإلكتروني” ، وفي نهاية الصف يوجد رمز إعدادات. انقر فوقه ، وسيتم فتح علامة تبويب بها العديد من الخيارات. هناك يمكنك كتابة من تلقيت البريد الإلكتروني منه ، ومن الذي أرسلته إليه ، وما هو موضوع البريد الإلكتروني ، وما يتضمنه البريد الإلكتروني أو لا يحتوي عليه ، وما هو حجمه ، وما هو التاريخ ، وخيارات أخرى. بالطبع ، يمكنك إدخال العديد من التعريفات معًا والحصول على نتيجة أكثر دقة. عدم الإرسال: هذه هي الطريقة التي تتجنب بها الأخطاء البشرية كم مرة حدث لك أنك أرسلت بريدًا إلكترونيًا وكم ثانية بعد أن لاحظت وجود خطأ؟ هذا ما تريد Google مساعدتك في حله. إذا ذهبت إلى جميع الإعدادات ، فضمن علامة التبويب “عام” يوجد خيار إلغاء الإرسال. لاحظ أن هذه الميزة تعمل طوال الوقت ، ولكن يمكنك تعيين وقت أطول لإلغاء الرسالة. يتراوح من خمس ثوانٍ للإلغاء حتى نصف دقيقة – أي نصف دقيقة حتى يمكنك النقر فوق إلغاء الإرسال وإعادة البريد الإلكتروني. لاحظ أن هذا يعني أيضًا أنه سيتم إرسال البريد الإلكتروني بعد نصف دقيقة فقط من النقر فوق الزر. جدولة الرسائل: لست مضطرًا للاستيقاظ في الساعة 8 صباحًا.طلب منك الرئيس إرسال الخطة اليومية صباح الغد أو لا تريد أن تنسى القيام بشيء ما؟ يمكنك جدولة رسائلك للمتابعة. إذا كنت ستعمل على بريد إلكتروني معين ، فسترى بجوار زر الإرسال المزدوج ، سهم يشير لأعلى. إذا قمت بالنقر فوقه ، فسوف يعرض عليك جدولة الإرسال صباح الغد أو بعد ظهر الغد أو في يوم بعيد. هناك أيضًا خيار تحديد وقت أكثر تحديدًا ، وفقًا لما تحتاجه. التوقيع: يمكنك تعيين عدة خيارات حسب الحاجة لكل بريد إلكتروني يتم إرساله ، ويمكنك إرفاق توقيع شخصي. إذا أدخلت الإعدادات ، ضمن علامة التبويب “عام” ، انزل لأسفل وشاهد خيار التوقيع. هناك يمكنك تصميم التوقيع الذي تهتم به ، وملاحظة: يمكنك تحديد أكثر من توقيع واحد ، وفقًا لاحتياجاتك. إذا كنت تريد أن يظهر مخزن مؤقت (-) قبل التوقيع ، يجب عليك وضع علامة عليه في المربع المخصص لذلك. إشعار الإجازة: حتى يعرفوا عدم مضايقتك عندما تكون بالخارج. في نهاية علامة التبويب “عام” في الإعدادات ، يمكنك تعيين إشعار إجازة بحيث يرسل ردًا تلقائيًا على الرسائل الواردة. وفقًا لـ Google ، إذا جهة الاتصال ترسل لك عدة رسائل ، سيتم إرسال الرد التلقائي مرة واحدة كل 4 أيام على الأكثر.يمكنك تحديد أن الأشخاص الموجودين في جهات الاتصال فقط سيتلقون الرسالة التلقائية ، وبالطبع يمكنك تحديد التاريخ الذي يجب أن تظهر فيه الرسالة التلقائية تعمل. القوالب: بهذه الطريقة لن تضطر إلى كتابة رسائل متكررة مرارًا وتكرارًا إذا تلقيت رسائل بريد إلكتروني منتظمة وبالتالي فإن إجاباتك متشابهة أو متكررة ، يمكنك إعداد قوالب لرسائل البريد الإلكتروني العادية التي ترسلها. كل ما عليك فعله هو أدخل الإعدادات ، وانتقل إلى علامة التبويب “خيارات متقدمة” وقم بتشغيل إعداد “النماذج”. ثم أنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا واكتب الرسالة التي تكررها بانتظام. من هنا ، يجب النقر فوق النقاط الثلاث في نهاية شريط الأدوات الموجود بجوار الإرسال ، انقر فوق القوالب وأنشئ قالبًا جديدًا. في المرة التالية التي تريد فيها استخدام القالب المُعد مسبقًا ، يجب إدخال النقاط الثلاث واختيار القالب المطلوب. الوضع السري: سيتم حذف البريد الإلكتروني بشكل محدود الوقت ، وفي هذه الأثناء لا يمكن طباعته أو إعادة توجيهه ، أحد خيارات الأخبار وربما المجهول يوجد في السفينة ، إنها دولة سرية. في شريط أدوات رسالة البريد الإلكتروني (بجوار زر الإرسال) ، يوجد رمز قفل يسمح لك بإرسال بريد إلكتروني في الوضع السري يختفي بعد وقت محدد مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، “لن يتمكن المستلمون من إعادة توجيه هذا البريد الإلكتروني أو نسخه أو طباعته أو تنزيله.” الهدف هو حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به. بمجرد استخدام الأداة لتعيين تاريخ انتهاء صلاحية للرسائل ، عند انتهاء صلاحية البريد الإلكتروني ، سيختفي البريد الإلكتروني. يرجى ملاحظة أن هذا لا يعني أنه لا يمكنك التقاط لقطة شاشة أو تنزيل الملفات المرفقة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. الإشعارات على سطح المكتب: هذه هي الطريقة التي سترى بها كل بريد إلكتروني يصل. يريد Gmail مساعدتك حتى لا تفوتك رسالة بريد إلكتروني واحدة. في الواقع ، يسمح لك النظام بعرض الرسائل المنبثقة على سطح المكتب عند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة. إذا انتقلت إلى الإعدادات ، ضمن علامة التبويب “عام” ، يمكنك مشاهدة إعداد “إشعارات سطح المكتب”. تسمح Google بثلاثة خيارات رئيسية: إيقاف تشغيل ، وإشعارات حول البريد الإلكتروني الجديد وتشغيل الإشعارات حول البريد الإلكتروني المهم. الرسائل الشخصية: هل تم إرسال البريد الإلكتروني للتداول أم إليك وحدك؟ هناك العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها إلى توزيع واسع بشكل خاص ، ويحتاج البعض منكم إلى معرفة متى يكون بريدًا إلكترونيًا يتم إرساله إليك فقط أو عندما يتم إرساله إلى عدد من الأشخاص. في الإعدادات ، ضمن علامة التبويب “عام” ، يمكنك تشغيل إعداد “رموز الرسائل الشخصية”. هناك ، يمكنك اختيار تنشيط الخيار التالي: “إظهار المحددات – سيظهر سهم (>) بجوار الرسائل المرسلة إلى عنواني (وليس إلى قائمة بريدية) ، وسيظهر سهم مزدوج (») بجوار الرسائل المرسلة فقط لي”. الإسكات أو المعالجة لاحقًا: هذه هي الطريقة التي تقوم بها بإسكات رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها والعودة إلى رسائل البريد الإلكتروني المرفوضة. إذا كان هناك سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني التي تزعجك ولا تحتاج إلى إعلامك بها ، فيمكنك إسكاتها. إذا قمت بتمييز البريد الإلكتروني ، فانقر على النقاط الثلاث في أعلى الصفحة ، وسترى خيار “كتم الصوت”. هذا يعني أن البريد الإلكتروني سيختفي من البريد الوارد ، لكنه سيبقى في الأرشيف حتى إذا تم إرسال رسائل جديدة هناك. إذا لم تبحث عن البريد الإلكتروني على وجه التحديد أو إذا لم تكن مستلمًا مباشرًا ، فلن ترى الرسائل الجديدة المستلمة فيه. ومع ذلك ، إذا كان هدفك هو التعامل مع البريد الإلكتروني الذي وصل ، ولكن في وقت لاحق ، يمكنك أن تطلب من Google تذكيرك. إذا ذهبت إلى البريد الإلكتروني ، فهناك خيار ساعة في شريط الأدوات العلوي. هذا يعني أن النظام سيذكرك بالعناية به في وقت تحدده مسبقًا. خيار آخر هو إضافة البريد الإلكتروني إلى “مهام Google” إذا كنت تستخدم التطبيق ، وسوف يذكرك وفقًا لذلك. استخدم حسابًا واحدًا: كيفية التحقق من البريد من حسابات أخرى إذا كان لديك عدة عناوين بريد إلكتروني في خدمات مختلفة ، ولكن واجهة Gmail هي المفضلة لديك ، يمكنك إضافة حسابات بريد إلكتروني تابعة لجهات خارجية. الإعدادات -> الحسابات والاستيراد -> فحص البريد من حسابات أخرى> إضافة حساب بريد. هذه الخطوة بسيطة والنظام يذهب خطوة بخطوة للقيام بذلك. في الإعدادات ، يمكنك أيضًا إضافة المزيد من الحسابات بحيث يمكنك إرسال رسائل نيابة عن عناوين البريد الإلكتروني الأخرى ، بعد إعطاء الإذن المطلوب. كل هذا ضمن علامة التبويب “حسابات واستيراد”. الأمان: من المهم حماية حسابك ، حيث يستخدم العديد من الأشخاص Gmail الخاص بهم كأداة بدلاً من الحسابات الأخرى. لذلك ، يجب أن تكون حماية الحساب قوية. لذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، من المهم أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني محميًا بشكل صحيح ، لذلك يجب أن تكون كلمة المرور قوية بشكل خاص. من المهم جدًا أن تكون كلمة المرور مختلفة عن حساباتك الأخرى ، حتى لا يكون هناك موقف تتعرض فيه لحدث أمان المعلومات في عدة أماكن في نفس الوقت. ومع ذلك ، يسمح لك النظام بمراقبة أمور خصوصيتك. إذا قمت بالنقر فوق صورتك وانتقلت إلى إعدادات Google ، فيمكنك الوصول إلى علامة تبويب الأمان. هناك العديد من الخيارات المختلفة: هناك نصائح أمنية خاصة بك يا باي مشكلات الأمان الحديثة وطرق التحقق من الهوية والأجهزة المتصلة وتطبيقات الجهات الخارجية لديها إمكانية الوصول. من المهم معرفة هذه الأدوات لحماية نفسك عبر الإنترنت. مساحة التخزين: بهذه الطريقة يمكنك الاستمرار في التوفير دون دفع المال عدة مرات ، بسبب ملفات محرك الأقراص أو رسائل البريد الإلكتروني الكثيرة ، سينبهك النظام إلى أنك وصلت إلى الاستخدام الكامل تقريبًا لمساحة التخزين الخاصة بك. ومع ذلك ، قبل الدفع مباشرة ، هناك أشياء يمكن القيام بها. بعد تسجيل الدخول إلى حساب Google الخاص بك ، في “الصفحة الرئيسية” هناك ، ستكون هناك علامة تبويب “مساحة التخزين” في الحساب. إذا نقرت على “إدارة التخزين” ، يمكنك الوصول إلى مقدار مساحة التخزين المتاحة والعروض الأخرى. ومع ذلك ، هناك خيار “لتحرير مساحة التخزين” ، وسيظهر خيار قابل للنقر يسمى “Access My Storage”. يتيح لك الخيار الأول حذف العناصر التي تم حذفها في البريد الإلكتروني أو Drive ، أو حذف الرسائل التي تم تعريفها على أنها بريد عشوائي. الخيار الثاني ، في حالة وجود ملفات كبيرة ، يتيح لك حذف رسائل البريد الإلكتروني الثقيلة التي تلقيتها وإخلاء بعض المساحة.